PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué tipos de documento son obligatorios generar digitalmente?

R: Facturas,Notas de Débito, Notas de Crédito, Órdenes de Entrega o Guías de Despacho. Adicionalmente, cuando aplique, los Comprobantes de retención.

¿Qué requisitos a nivel empresa se deben tener para emitir documentos digitales con la Imprenta Digital THE FACTORY HKA VENEZUELA?

R: Según la Providencia Administrativa N° SNAT/2014/0032 de fecha 31 de Julio de 2014 en su artículo 2 indica las actividades económicas ya consideradas para solicitar su incorporación (Servicios públicos masivos), indicando también que “El Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria, mediante Providencia Administrativa de carácter general, podrá incluir otros servicios masivos distintos a los mencionados en este artículo”. Además, está especialmente recomendado si Emite más de diez mil (10.000) facturas mensuales. Esto implica que puede realizar la solicitud de su Providencia Administrativa ante el ente fiscal SENIAT para autorizarle a disfrutar del servicio de Imprenta Digital con los recaudos detallados en el Artículo 6 de dicha Providencia. Éstos son

• Copia del Acta Constitutiva de la empresa/institución solicitante.
• Copia del documento que lo habilite administrativamente para prestar el(los) servicio(s) que su empresa/institución presta.
• Copia del documento de arrendamiento o propiedad del inmueble donde funciona su empresa/institución.
• Copia de la licencia de actividades económicas o documento equivalente.
• Copia del RIF de la empresa/institución.
• Copia del RIF y C.I de los socios, accionistas, directores, gerentes o administradores de la empresa/institución solicitante.
• Dirección de correo electrónico

Contacte a nuestro Equipo de Ventas ¡podemos asesorarlo en el proceso!.
o si lo prefiere obtenga los formatos aqui

¿Se pueden anular facturas emitidas días anteriores?

R: Las facturas sólo se pueden anular por error en el momento de la emisión. Si ya se ha enviado a su receptor, se puede anular indicando la razón y se envía una factura sustitutiva con la leyenda “anulada”. Al ser un archivo digital, la versión inicial ya se ha propagado en la red y se pueden haber realizado impresiones, pero la válida se considera esta versión “Anulada”. A menos que haya un error material en la generacion de los documentos, Se sugiere emitir una Nota de Crédito en en lugar de anular.

¿Cómo se genera el número de documento digital?

R: Su empresa ya dispone de una metodología propia para llevar su facturación:

• Serie única o sin serie.
• Series distintas para varios puntos de facturación (ejemplo Serie A, serie B, serie C…)
• Series distintas para varios puntos de facturación y por tipo de documento ( Serie factura-A, serie NotaCrédito-A, serie NotaDébito-A, Serie factura-B,serie NotaCrédito-B …)

Usted nos indica cuál es su metodología y realizamos un proceso de configuración para continuar transparentemente esto en su operacion con la imprenta digital, asignando lotes de Numeros de Control de manera ordenada según los criterios establecidos. No olvide indicar durante el acompañamiento inicial a la configuración del sistema dónde inician su número, para darle continuidad a las facturas que hayan llevado antes.

¿El documento lo genera y envía por email la Imprenta digital desde sus sistemas?

R: Si. Usted puede elegir enviarlo a sus receptores automáticamente por los correos electrónicos que usted dispone en su sistema, y luego puede elegir reenviarlos si asi lo desea.

¿Qué métodos tienen disponible para creación/consulta de documentos?

R: En la wiki se indica la documentación aqui. Se hace por medio de Servicios Web Tipo REST-API que se pueden integrar con su sistema ERP.

¿Cómo es la autenticación (credenciales, token, etc.)?

R: En la wiki se indica el consumo del método para obtener el token de autenticación aqui. Se requieren unas credenciales que se le harán llegar por correo electrónico cuando se cumpla la autorizacion del SENIAT para emitir con Imprenta Digital The Factory HKA Venezuela. Las credenciales no vencen a menos que por seguridad requiera actualizarlas. El token generado por las credenciales tiene vigencia de 12 horas, por lo que su sistema debera solicitar uno nuevo cada doce horas para garantizar la seguridad.

¿Es una sola credencial por empresa o pueden ser varias?

R: Es una credencial por empresa.

¿Se hacen validaciones de las factura en nuestros sistemas?

R: Sólo validaciones básicas de formato (ejemplo, que la fecha sea dd/mm/aaaa). Tal como ocurre con las Imprentas Físicas o las máquinas fiscales, es absoluta responsabilidad del sistema del contribuyente que va a hacer uso del sistema de Imprenta Digital sobre la veracidad de la información presentada y la exactitud de los cálculos de montos y tasas.

¿Cómo es el servicio de soporte técnico y mesa de ayuda?

R: De lunes a viernes de 8 a 5 de la tarde, si se desea uno mas ampliado, puede tramitarlo con el equipo de ventas.

¿Cómo es la gestión de seguridad y resguardo de la información de las facturas?

R: Poseemos servicio que garantiza integridad y almacenamiento de los datos. La confidencialidad está garantizada y las políticas de seguridad de la información y recuperación mas rigurosas nos permiten asegurarle la disponibilidad y seguridad de su información

¿Los archivos se almacenan en nuestro sistema?¿por cuanto tiempo?

R: Si. usted tendrá a disposición los documentos emitidos por usted por un plazo de hasta 6 años, para descarga, consulta y reenvío.

¿Se dispone de un portal Web para Generar la transacción también desde allí?

R: No, Actualmente el esquema de Imprenta Digital sólo da formato y otorga números de control, autorizados por SENIAT, para que sus documentos (facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito) puedan ser generados sin imprimir o impresos de forma digital. El contribuyente que solicita los servicios de la Imprenta Digital debe realizar la generación de las transacciones comerciales en su propio sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o similar con que se registran las ventas e inventarios actualmente en su empresa/institución. Usted nos ofrece la data transaccional de sus facturas y otros documentos y nosotros le ensamblamos el documento y asignamos los numero de control.

¿Cómo son los diseños de los documentos?

R: Tenemos el estándar básico que sugiere el SENIAT por defecto incluido como parte del servicio. Contacte a nuestro Equipo de Ventas para solicitar la adopción de un diseño personalizado que ustedes dispongan acorde a su marca u imagen empresarial/institucional.

Si persisten sus dudas puede referirse a nuestro Equipo de Ventas, que gustosamente le atenderán
O visite nuestro Sitio Web.